Vít Kulka, Grafie CZ – Noviny pro grafický průmysl, 23. 6. 2022
O nutnosti automatizovat co nejvíce činností souvisejících se zpracováním zakázky již dnes nikdo nepochybuje. Je však dobré vědět, co nám taková automatizace skutečně přináší a jaké všechny činnosti by bylo skutečně možné automatizovat. Ve chvíli, kdy firma zvažuje investici do automatizačního řešení, je nutné mít v protiváze co nejvíce přínosů a úspor, které zavedení automatizace přinese. Automatizovat lze při zpracování zakázky celou řadu činností, v tomto článku se zaměříme především na příjem, zpracování a přípravu tiskových dat.
Na kázeň a znalosti zákazníků doručujících tiskové podklady se dnes rozhodně nelze spolehnout. Činnosti související s jejich příjmem, kontrolou a přípravou proto zabírají nemalou část předtiskové přípravy. A na celkové velikosti zakázky bohužel nezáleží – příprava dat pro tisk vizitek může zabrat stejný čas jako příprava tiskových podkladů pro brožuru nebo knihu.
Proč automatizovat?
Jako nejčastější důvod pro automatizaci je uváděna časová úspora. V konečném důsledku se z velké pravděpodobnosti bude o úsporu času jednat, ale prvotní důvody mohou být různé.
V současnosti je jeden z velkých problémů nedostatek personálu. Sehnat spolehlivé a kvalitní zaměstnance je často nadlidský úkol. Automatizace by tedy měla v prvé řadě zajistit, aby bylo možné v méně lidech zvládat více práce.
Problém náležité kvalifikace případného zájemce automatizace řeší tím, že umožňuje ukládat a centrálně spravovat know-how. Workflow, které naučíte vykonávat třeba i složité datové úpravy, nevyžaduje po obsluze tak vysokou kvalifikaci ani drahé softwarové vybavení.
V neposlední řadě, seženete-li kvalifikovaného pracovníka (a budete si ho chtít udržet), je třeba jej náležitě zaplatit. V takovém případě je nezbytné, aby zaměstnanec vykonával skutečně efektivní práci a neplýtval svým drahým časem na rutinní činnosti, které by bylo možné automatizovat.
Co automatizovat?
Předtím, než začnete zvažovat, které činnosti by bylo možné automatizovat, je potřeba si uvědomit, co je workflow. Obecně lze říci, že se jedná o sled činností, které je potřeba vykonat ke splnění daného cíle. Každou činnost ale můžeme zpravidla rozdělit na další dílčí činnosti. Workflow zpracování tiskové zakázky můžeme např. rozdělit na příjem, zpracování a expedici. Příjem se zpravidla skládá z příjmu objednávky, stažení dat, jejich přejmenování a uložení, odeslání e-mailu. Zpracování zase můžeme rozdělit na prepress, tisk a dokončování. Prepress můžeme rozdělit na kontrolu dat a přípravu dat. Přípravu dat můžeme rozdělit na opravu dat, úpravu dat a archovou montáž. A tak dále, a tak dále. Je vhodné si workflow, které chceme automatizovat, rozdělit na co nejmenší dílčí činnosti a u každé z nich zvážit samostatně možnost její automatizace. Není třeba hned od začátku automatizovat vše, ale je třeba vytipovat ty činnosti, které zabírají nejvíce času, nejčastěji se opakují a jejichž automatizace je nejjednodušší a lze ji co nejrychleji zavést.
Čím automatizovat?
Existuje celá řada softwarových řešení, dílčích nebo komplexních. Stále větší oblibu si získávají a dnes jsou již v celé řadě tiskových provozech implementované softwarové nástroje Enfocus Switch a Enfocus PitStop Server. Jedná se o kombinaci nástrojů pro profesionální automatizované zpracování souborů ve formátu PDF a nástrojů pro vytváření automatizovaných workflow. Klíčovou výhodou řešení je možnost začít rychle s automatizací vybraných dílčích činností, ale také vytvářet rozsáhlá workflow pro integraci s firemním MIS, W2P nebo jinými cloudovými nástroji podporujícími komunikaci pomocí API.
Budete-li stále na vážkách, zda investovat do automatizace předtiskové přípravy, zvažte následující – kdyby se podařilo vhodnou automatizací ušetřit jediného zaměstnance, vezměte jeho mzdové náklady (včetně odvodů a dalších nákladů na vybavení apod.), zvažte také nutnost jeho zástupů při dovolené nebo nemoci a komplikace s tím spojené a to vše srovnejte s investicí do nákupu a implementace automatizačního software, který vám bude pracovat 365 dní v roce, 7 dní v týdnu a 24 hodin denně.
Převzato z Novin pro grafický průmysl s laskavým svolením GRAFIE CZ, s.r.o.